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Erstellung von CSV-Dateien mit dem Excel-Sheet

Sofern Sie Ihre Formulardaten mit Hilfe von Microsoft Excel vorbereiten möchten, stellen wir für bestimmte Formulare ein Excel-Sheet für die Importfunktion zur Verfügung. Dieses kann im Importbereich des Formulars über den Download-Link "Excel-Sheet (XLS)" heruntergeladen werden. Mit Hilfe des Excel-Sheets können Sie eine CSV-Datei erstellen, die dann ins Formular importiert werden kann.

Überprüfung der digitalen Signatur

Die Excel-Sheets von Mein BOP benötigen Makros um zu funktionieren. Bevor Sie die Makros des heruntergeladenen Excel-Sheets aktivieren, sollten Sie aus Sicherheitsgründen die Signatur des Excel-Sheets prüfen. Hierzu gehen sie unter "Datei" auf "Informationen". Bei "Inhalt aktivieren" klicken Sie auf "Erweiterte Optionen". Der jetzt geöffnete Sicherheitshinweis zeigt auch die Signatur an. Wenn das Excel-Sheet vom Bayerischen Landesamt für Steuern signiert wurde, können Sie den Inhalt für Ihre jetzige Sitzung aktivieren, oder auch für die Zukunft allen Dokumenten dieses Herausgebers vertrauen.

Allgemeiner Aufbau des Excel-Sheets

Je nach Formular enthält das Excel-Sheet eine oder mehrere Tabellenblätter für Ihre Datenerfassung. Beim Anklicken der Spalten im Excel-Sheet erscheinen für einige Felder Tooltips mit weiteren Informationen.

Das Excel-Sheet bietet neben den Tabellenblättern zur Datenerfassung 3 allgemeine Tabellenblätter:

  • Das Tabellenblatt "Hilfe zu den Listenfeldern" enthält Informationen zum korrekten Befüllen der Spalten, z.B. Listen mit zulässigen Eingabewerten.
  • Unter "Allgemeine Informationen" finden Sie wichtige Hinweise und Problemlösungen zur allgemeinen Nutzung des Excel-Sheets.
  • Das Tabellenblatt "Änderungshistorie" enthält neben den aktuellen Versionsangaben eine Liste aller Änderungen an der Importfunktion.

Daten erfassen oder einlesen

Für die korrekte Erfassung Ihrer Daten im Excel-Sheet steht eine ausführliche Beschreibung der Spalten, in die Sie ihre Daten eintragen, in den Datensatztabellen des Formulars in der Importhilfe zur Verfügung. Die Importhilfe finden Sie im Importbereich des Formulars. Die . Eine kompakte Hilfestellung finden Sie direkt im Excel-Sheet im Tabellenblatt „Hilfe zu den Listenfeldern“.

Falls Sie Ihre Daten bereits im CSV-Format vorliegen haben, nutzen Sie die Schaltfläche "CSV Import". Damit können CSV-Dateien in das Excel-Sheet eingelesen werden.

Daten prüfen

Nachdem Sie Ihre Daten in das Excel-Sheet eingegeben haben, können Sie mit der Schaltfläche "Daten prüfen" eine Prüfung anstoßen. Sie erhalten gegebenenfalls Fehlermeldungen im Excel-Sheet. Korrigieren Sie in diesem Fall Ihre Daten und prüfen Sie diese danach erneut.

Erzeugen der CSV-Datei

Mit der Schaltfläche "CSV Export" kann eine CSV-Datei erstellt werden, sofern keine Fehlermeldungen vorhanden sind. Nach erfolgreichem Export ist das Excel-Sheet leer. Der Import der soeben exportierten CSV-Datei kann anschließend im Formular im aufklappbaren Bereich "Import von Daten" (Importbereich) durchgeführt werden.

Fehler beim Import in Mein BOP

Falls Fehler beim Import ins Formular auftreten, wird Ihnen vom Portal eine kommentierte CSV-Datei zum Download angeboten. Die Fehler müssen vor einem erneuten Importversuch korrigiert werden.

In diesem Fall können Sie die Schaltfläche "CSV Import" des Excel-Sheets nutzen, um die heruntergeladene kommentierte CSV-Datei in das Excel-Sheet zu importieren und mit dessen Hilfe zu korrigieren.

Versionierung des Excel-Sheets

Es sollte stets die neueste Version des Excel-Sheets verwendet werden. Die Version Ihres Excel-Sheets ist in der obersten Zeile der Tabelle im Tabellenblatt "Änderungshistorie" des Excel-Sheets vermerkt. Die aktuellste Version sowie den Download-Link des aktuellsten Excel-Sheets finden Sie im Importbereich des Formulars.

Wurde eine CSV-Datei mit einer älteren Excel-Sheet-Version erstellt, so kann diese mit Hilfe des neuesten Excel-Sheets angepasst werden. Dazu wird die CSV-Datei in das neueste Excel-Sheet importiert, und mit Hilfe der Schaltfläche "Daten prüfen" auf notwendige Anpassungen überprüft.