Einmalige Registrierung in Mein ELSTER

Voraussetzung für einen Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale ist eine Registrierung in Mein ELSTER: zur Registrierung.

Beim Schritt "Personalisierung" empfehlen wir die Auswahl "Für meine Organisation". Durch das Zertifikat ist eine eindeutige Identifikation des Arbeitgebers (Authentifizierung) gewährleistet.

Über das Zertifikat ist nachvollziehbar, welcher Arbeitgeber zu welchem Zeitpunkt welche Lohnsteuerabzugsmerkmale abgerufen hat.

Viele Arbeitgeber lassen Ihre Lohnbuchhaltung von einem Vertreter der steuerberatenden Berufe oder einem Dienstleister erledigen und die Daten von diesem direkt übermitteln. In diesen Fällen entfällt für Arbeitgeber die Registrierung in Mein ELSTER.

Anmeldung des Arbeitnehmers

Wie erfolgt die Anmeldung des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber?

1. Die Anmeldung der Arbeitnehmer im ELStAM-Verfahren erfolgt mit einer vom Arbeitgeber eingesetzten Software zur Lohnabrechnung oder über die "Arbeitgeberfunktionen für ELStAM" in Mein ELSTER.
2. Der Arbeitgeber gibt bei der Anmeldung folgende Informationen mit:
   • den Tag der Geburt des Arbeitnehmers
   • die steuerliche Identifikationsnummer des Arbeitnehmers
   • ob es sich jeweils um das Hauptarbeitsverhältnis (Steuerklasse 1 bis 5) oder um ein Nebenarbeitsverhältnis (Steuerklasse 6) handelt.

Diese Informationen erhält der Arbeitgeber von seinem Arbeitnehmer.

In Fällen, in denen der elektronische Arbeitgeberabruf gesperrt ist, kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht anmelden. In diesen Fällen sollte Kontakt zum Arbeitnehmer aufgenommen werden, um den Grund der Sperre zu ermitteln. Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, hat er diese für den Lohnsteuerabzug zu Grunde zu legen. Der Arbeitnehmer hat den Arbeitgeber über die Aufhebung der Sperre zu informieren. Anschließend kann eine Anmeldung des Arbeitnehmers im ELStAM-Verfahren erfolgen.

Dauer der Bereitstellung der ELStAM nach Anmeldung durch den Arbeitgeber

Die ELStAM werden spätestens 5 Werktage nach der Anmeldung bereitgestellt. Der Samstag gilt auch als Werktag. Wenn nach Ablauf dieser Frist eine Bereitstellung der ELStAM beziehungsweise eine Rückmeldung von Verfahrenshinweisen noch nicht erfolgt ist, haben Arbeitgeber beziehungsweise deren Datenübermittler die Möglichkeit, sich über ein Kontaktformular nach dem Verarbeitungsstand der Anmeldung zu erkundigen.

Abruf der ELStAM des Arbeitnehmers

Arbeitgeber bekommen die ELStAM ihrer angemeldeten Arbeitnehmer zum Abruf bereitgestellt. Hier sind 4 Fallgestaltungen zu unterscheiden:

1. Bereitstellung nach Neuanmeldung der Arbeitnehmer zum Verfahrenseinstieg bei Betriebsneugründungen.
2. Bereitstellung nach Anmeldung eines einzelnen Arbeitnehmers.
3. Bereitstellung geänderter Lohnsteuerabzugsmerkmale einzelner Arbeitnehmer (zum Beispiel nach Änderungen, die der Arbeitnehmer veranlasst hat; wie z.B. Steuerklassenwechsel, Beantragung von Freibeträgen).
   Der Arbeitgeber/Datenübermittler ist verpflichtet, die Änderungsliste zur Durchführung der entsprechenden Lohnabrechnung abzurufen. Unterstützend dazu bietet die Finanzverwaltung in Mein ELSTER einen Mitteilungsservice an, der per E-Mail über die Bereitstellung von neuen beziehungsweise geänderten ELStAM informiert.
4. Bereitstellung der Lohnsteuerabzugsmerkmale aller Arbeitnehmer im laufenden Verfahren (zum Beispiel bei Datenverlust beim Arbeitgeber) in Form einer elektronischen Bruttoliste. Hierzu ist ein Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt erforderlich.
   
   

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer die ELStAM in der Lohnabrechnung mitzuteilen (§ 39e Absatz 5 Satz 2 EStG). Auskünfte zu den Lohnsteuerabzugsmerkmalen erteilt dem Arbeitnehmer auch das zuständige Finanzamt oder können von diesem in Mein ELSTER eingesehen werden.

In Fällen, in denen der elektronische Arbeitgeberabruf gesperrt ist, erhält der Arbeitgeber einen Hinweis, aber keine ELStAM für den entsprechenden Arbeitnehmer. Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, hat er diese für den Lohnsteuerabzug zu verwenden.

Dauer der Bereitstellung der Änderungslisten zum Monatswechsel

Die Änderungslisten werden grundsätzlich bis zum 5. Werktag des folgenden Monats zum Abruf bereitgestellt. Der Samstag gilt auch als Werktag. Der aktuelle Status der Serververfügbarkeit wird unter Aktuelles auf der Übersichtsseite zur Verfügbarkeit der ELSTER-Server dargestellt. Bitte sehen Sie in diesem Fall von einer Anfrage zum Verarbeitungsstand ab. Die Finanzverwaltung empfiehlt den Abruf der Monatslisten auch durchzuführen, wenn keine Änderungen per E-Mail mitgeteilt wurden. Hierdurch können frühzeitig etwaige technische Störungen erkannt werden. Bei Störungen kann über das Kontaktformular eine entsprechende Anfrage gestellt werden.

Technische Probleme

Wenn der Einstieg in das ELStAM-Verfahren oder die Anmeldung eines Arbeitnehmers aufgrund technischer Störungen nicht möglich ist, können für einen Übergangszeitraum von drei Monaten die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale zugrunde gelegt werden (§ 39c EStG).

Abmeldung des Arbeitnehmers

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, den Arbeitnehmer abzumelden. Die Abmeldung ist auch im Falle einer vorliegenden Arbeitgeberabrufsperre vorzunehmen, wenn der Arbeitnehmer zuvor bereits angemeldet wurde.

Härtefallregelung im ELStAM-Verfahren

Für Arbeitgeber, die nicht in der Lage sind und für die es nicht zumutbar ist, die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer elektronisch abzurufen, wird ein Ersatzverfahren angeboten (§ 39e Absatz 7 EStG). Der Antrag erfolgt über ein amtlich vorgeschriebenes Formular. Der Arbeitgeber hat in dem Antrag seine Arbeitgeber-Steuernummer, die Identifikationsnummer und den Tag der Geburt des beschäftigten Arbeitnehmers sowie die Information, ob er jeweils der Hauptarbeitgeber ist, anzugeben.

Wird dem Antrag stattgegeben, meldet das Betriebsstättenfinanzamt (§ 41 Abs. 2 EStG) den betroffenen Arbeitnehmer in der Datenbank an. Der Arbeitgeber erhält die Lohnsteuerabzugsmerkmale für das aktuelle Kalenderjahr in Papierform. Der Antrag auf Gewährung der Härtefall-Regelung muss für jedes Kalenderjahr neu gestellt werden.

Der Arbeitgeber hat dem Betriebsstättenfinanzamt auch die Beendigung eines Dienstverhältnisses mitzuteilen.

Die Abwicklung in der Datenbank für die Lohnsteuerabzugsmerkmale erfolgt wie im elektronischen Verfahren. Lediglich die Lohnsteuerabzugsmerkmale und deren Änderungen werden dem Arbeitgeber schriftlich zur Verfügung gestellt.

Häufig gestellte Fragen zu ELStAM (FAQ)

Bei dem Frage- und Antwortkatalog (FAQ) handelt es sich lediglich um eine Orientierungshilfe. Er ist weder eine Verwaltungsanweisung, noch ein BMF-Schreiben. Die Informationen haben keine Rechts- oder Bindungswirkung. Die Entscheidung im konkreten Einzelfall bleibt immer dem zuständigen Finanzamt vorbehalten.

Dokumente

Die Verwendung der Lohnsteuerabzugsmerkmale unterliegt strengen Zweckbindungsvorschriften. Die Übermittlung und Speicherung der Lohnsteuerdaten in der Datenbank erfolgt auf Grundlage des § 39e Einkommensteuergesetz sowie des § 139b Abgabenordnung.

Nur der aktuelle Arbeitgeber (Hauptarbeitgeber) ist zum Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale berechtigt. Hat der Arbeitnehmer mehr als einen Arbeitgeber, sind auch alle weiteren Arbeitgeber (Nebenarbeitgeber) zum Abruf der Daten berechtigt. Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses entfällt diese Berechtigung.

Arbeitnehmer können auf Antrag bei ihrem zuständigen Finanzamt konkrete Arbeitgeber für den Abruf ihrer Lohnsteuerabzugsmerkmale benennen oder ausschließen oder einen Arbeitgeberabruf insgesamt sperren (Positivliste/Teilsperrung/Vollsperrung).
Werden einem Arbeitgeber aufgrund einer Sperrung durch seinen Arbeitnehmer keine ELStAM bereitgestellt, ist er verpflichtet, den Arbeitslohn nach Steuerklasse 6 zu besteuern.

Welche Lohnsteuerabzugsmerkmale zur Übermittlung gespeichert sind und welche Arbeitgeber sie in den letzten zwei Jahren abgerufen haben, können die Arbeitnehmer jederzeit unter Mein ELSTER einsehen. Dazu ist eine Registrierung in Mein ELSTER mit der persönlichen Identifikationsnummer notwendig: zur Registrierung
Darüber hinaus ist das Finanzamt der Ansprechpartner für Auskünfte an den Arbeitnehmer zu dessen gespeicherten Lohnsteuerabzugsmerkmalen.

Datensicherheit und Zugriffsschutz

Die Übermittlung der Daten erfolgt nur mit gültiger ELSTER-Authentifizierung sowie Identifizierung mit der Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte.

Die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer werden von der Datenbank bei Vorliegen der nötigen Identifikationsdaten dem Arbeitgeber bereitgestellt und entsprechend protokolliert. Zu den nötigen Identifikationsdaten gehören:

• die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte des Arbeitgebers
• die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers
• der Tag der Geburt des Arbeitnehmers

Die Aufbewahrungsfrist für Protokolldaten beträgt in der Regel 2 Jahre.

Zusätzliche Erläuterungen zu den hier aufgeführten Begriffen finden Sie bei den