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Allgemeine Anleitung zur Erstellung von CSV-Dateien für die Importfunktion

Bestimmte Formulare in Mein BOP unterstützen die Datenerfassung in einer Importfunktion durch eine CSV-Datei. Bei einer CSV-Datei handelt es sich um eine Textdatei, die nach bestimmten Vorgaben zeilenweise aufgebaut ist. Diese Anleitung beschreibt die Erstellung von CSV-Dateien im Allgemeinen. Formularspezifische Hinweise erhalten Sie in den Datensatztabellen der Importhilfe im Importbereich des jeweiligen Formulars.

Wichtige Hinweise

Im Zusammenhang mit der Nutzung der Importfunktion macht das Bundeszentralamt für Steuern auf Folgendes aufmerksam:

Die Benutzung der Importfunktion erfolgt auf eigenes Risiko. Das BZSt schließt jegliche Haftung für unmittelbare und mittelbare Schäden aus, die den Antragstellern aufgrund der Benutzung dieser Funktionalität oder der Unfähigkeit, diese Funktionalität zu verwenden, entstehen, insbesondere für Datenverluste, Mehraufwendungen oder fehlerhafte Ergebnisse, entgangenem Gewinn, Betriebsunterbrechung, Verlust von geschäftlichen Informationen und sonstige finanzielle Verluste.

Aufbau einer CSV-Datei für die Importfunktion von Mein BOP

1. Zeile: Neueste CSV-Version der Importfunktion mit dem Präfix #v, also beispielsweise "#v2.4"

2. Zeile, nur bei Importen mit einer Satzart: In diese Zeile müssen die Feldbezeichnungen in der Reihenfolge der Satzart des Formulars angegeben werden. Die Feldbezeichnungen können sich dabei an den Feldbezeichnungen der Datensatztabelle orientieren und dienen der Zuordnung der Spalten beim Erstellen der CSV-Datei.

3. bis letzte Zeile: Zu importierende Datensätze, aufgebaut gemäß den Datensatztabellen und Satzarten

Versionierung und Versionstabelle

Änderungen an der Importfunktion führen zu einer neuen Version der Import-Schnittstelle. Mit Hilfe der Versionstabelle können Änderungen zwischen der älteren Version und der aktuellsten Version nachvollzogen werden. So können Sie ältere CSV-Dateien an die neueste Version anpassen. Beim Import einer CSV-Datei wird geprüft, dass Ihre CSV-Datei die aktuellste Version der Importfunktion trägt. Die aktuelle Versionstabelle finden Sie in der Importhilfe des Formulars.

Datensatztabellen und Satzarten

Zu jedem Formular mit Import existiert mindestens eine Datensatztabelle welche jeweils eine Satzart beschreibt. Eine Satzart definiert den exakten Aufbau einer Zeile in einer CSV-Datei. Dabei werden sowohl die Reihenfolge der Felder als auch Formatvorgaben zu jedem Feld vorgegeben. Zudem sind Pflichtfelder gekennzeichnet, die in jedem Fall angegeben sein müssen.

Bei komplexeren Importen existieren mehrere Datensatztabellen, da mit mehreren Satzarten gearbeitet werden muss. Alle Datensatztabellen finden Sie in der Importhilfe im Importbereich des jeweiligen Formulars.

Vorgaben für gültige CSV-Dateien

Die folgenden Vorgaben gilt es zwingend zu beachten. Ansonsten kann der Import aufgrund ungültiger Angaben scheitern, oder Ihre Daten werden beim Import fehlerhaft übertragen.

  1. Die Angaben in einer Zeile werden durch Trennzeichen (, oder ;) voneinander getrennt. Dateiweit darf nur ein Trennzeichen verwendet werden.
  2. Die Reihenfolge der Angaben in den Zeilen wird durch die Reihenfolge der Feldbezeichnungen in der verwendeten Datensatztabelle vorgegeben.
  3. Angaben die in der Datensatztabelle verpflichtend gekennzeichnet sind, müssen angegeben werden.
  4. Optionale Angaben dürfen leer gelassen werden. Eine leere Angabe wird durch zwei hintereinander folgende Trennzeichen dargestellt.
  5. Leere Zeilen sind nicht erlaubt.
  6. Als Dezimaltrennzeichen von Zahlen muss immer ein Punkt verwendet werden.
  7. Das zulässige Encoding ist ISO-8859-15.
  8. Angaben (ausgenommen Zahlen) dürfen in einfache oder doppelte Anführungszeichen gefasst werden.
  9. Trennzeichen (, oder ;) in Angaben dürfen vorkommen, sofern die Angabe in Anführungszeichen (" oder ') gefasst wird.
  10. Anführungszeichen (" oder ') dürfen in Angaben verwendet werden, sofern die Angabe ebenfalls in Anführungszeichen gefasst wird. Dabei ist folgendes zu beachten: Anführungszeichen in Angaben müssen verdoppelt werden, wenn die gesamte Angabe mit den gleichen Anführungszeichen gefasst wird.
    Gültige Beispiele:
    "Lieferung an 'Mayer AG' 2018"
    "Lieferung an ""Mayer AG"" 2018"

Import der CSV-Datei

Der Import der CSV-Datei in das Formular kann im aufklappbaren Bereich "Import von Daten (CSV-Format)" des Formulars (= "Importbereich") durchgeführt werden. Jede CSV-Datei wird während des Imports einer umfangreichen Prüfung unterzogen. Falls dabei Fehler auftreten, werden die Datensätze der CSV-Datei nicht importiert.

Stattdessen wird Ihnen eine kommentierte CSV-Datei im Importbereich zum Download angeboten. In dieser kommentierten CSV-Datei finden Sie in der letzten Spalte alle beim Import aufgetretenen Fehler. Nach der Behebung der Fehler können Sie den Importvorgang wiederholen.

Nach erfolgreichem Import sollten Sie prüfen, dass die Anzahl der Datensätze in der CSV-Datei mit der Anzahl der importierten Datensätze übereinstimmt.

Hotline und Benutzersupport

Außer den Hinweisen, die Sie über die Online-Hilfe direkt von Mein BOP erhalten, können Sie eine von den Steuerverwaltungen des Bundes und der Länder eingerichtete Informationsstelle (Hotline) nutzen, die Ihnen

  • montags bis freitags von 7:00 bis 22:00 Uhr sowie
  • samstags und sonntags von 10:00 bis 18:00 Uhr
bei Fragen und Problemen mit Mein BOP zur Verfügung steht. Einzelfragen werden dort telefonisch unter der Nummer 0800 52 35 055 (Für Anrufer mit ausländischer Rufnummer: +49 180 5 23 50 55) beantwortet bzw. entgegengenommen. Die Informationsstelle ist auch per Kontaktformular erreichbar.  Zum Kontaktformular

Beachten Sie bitte: Über die Hotline ist keine steuerliche Beratung möglich.